カテゴリー「勝手に図書館業務シリーズ」の3件の記事

貸出と返却(その2 返却について)

ということで、前回に続いて、返却作業についてです。
返却作業は単純作業的な面が否めませんが、そこでも数々のドラマが…笑

おそらく多くのところでは、
1.資料を持ってくる
2.附属資料の有無の確認をする
3.バーコードをスキャンする
4.在架処理をする
5.配架に行く
でしょう。

ICタグのあるところだと、3と4は同時に機械がやってくれると思いますが、タトルテープのところだと、とある機械に載せてスイッチオンだったり、電動ブラシみたいなものでおまじないをかけたりしています。
逆にゲートのない図書館だと、3のあとは5といったところでしょうか。

図書カードのところだと、
1.利用券などで利用者を確認する
2.利用者専用ホルダーの図書カードを取り出す
3.附属資料の有無の確認をする
4.図書カードを図書に戻す
5.配架に行く
だと思います。

私の出身地で実習した某図書館では5の配架するのが利用者だったのですが、私はこの業界に就くまでそれが普通だと思っていたのも驚きではありますけど。(それを業界の人に言うと逆に驚かれるけど)

まぁ、返却作業がわからないって事はないと思いますが、コンピュータ化したことで起きる問題もなくもないので、返却まわりの問題についてなんかを。

貸出時と同様、返却時に全ページをチェックするなんて、なかなかできるものではないです。
それでも、利用者がしおりに使ったであろう何かが挟まっていることも多いので、全神経を研ぎ澄まして…
図書館職員の能力として、違和感を感じる能力って必要なのかもしれません。

返却時の異物混入とか汚破損の発見もそうだし、棚のそこにあるはずの本がない場合の館内サーチのときも並びの違和感を感じないと(じっくり一棚ずつ見ている余裕もないので)なかなか先に進みませんもの。
将来的に、自動返却機にレントゲンやCTスキャンとか付いたら…と変な空想。笑

返却窓口でやる作業としては、返却処理前に継続処理の有無の確認や配架に行く前に、予約がある資料は予約棚に移したり、弁償までもない破損のある資料は修理BOX行きにしたりします。
(大量に返却されて、間違った資料に予約票を挟まないようにとか、返却処理がちゃんとされているか、資料の状態はどうか、アラートメッセージはないかなどを確認しながら1点1点ちゃんとしなきゃいけないというのは、基本ですけど。)

さて、返却で起きうる問題。

・残っている資料を教えるか否か

図書カード方式では多くは返却時も利用者氏名を確認してからの作業なのですが、コンピュータ化していると、返却時に利用者名が表示されない設定で残り資料が見られるようになっていることも。
そうなっているときに、ちょっとした問題があったりします。

もちろん、リライトカードなどを導入して残っている資料を自分で確認できる場合は問題は起きないのですけどね。

残っている、つまりまだ貸出中の資料と言っても、いくつかパターンがあります。
まず、借りた本人が返却しにきて、まだ期限が残っている資料の場合、利用者に「全部ですよね」など聞かれない限り、あまり「あと○点貸出中ですよね」と職員に言われることはありません。

残っている資料の返却期限が返しに来た当日だった場合、『利用者は全部返したつもりだろう』から伝えるべきか、『今日中にもう一度来るかブックポストに入れるだろう』から伝えないか迷います。
実際に、伝えて「あっ、忘れてきた。予約がなかったら延長しておいて」と言われる場合と「今日が期限なんだから、(ちゃんと今日中には返すつもりだったんだし)なんでいちいち言うんだ」と言われる場合があったりしましたので。
「確認ですけど、本日が期限の資料があと○点ありますが、よろしいですか?」くらいで、いいんでしょうけどね。怒る人は怒るんだし。

一方、期限が切れている資料がある場合、(返却画面の残り資料の画面を見せて)「こちらの資料の期限が切れていますので、お早めに返却ください」とか言ってみる。

が、コンピュータ化していれば家族の借りた資料も気軽に返すことができるのですが、名前が表示されていないと…
利用者:「じゃあ、これ返却お願い」
職員:「はい」ピッピッピッピッ
利用者:「これで全部返したかしら?」
職員:「えっと、こちらの1点が期限が切れていますので…」
利用者:「(表情が険しくなって)ふ~ん、わかったわ。」
職員:「?」
これだと、何が起きたかわかりませんよね。

具体的な感じで例だと、ご主人の借りた資料を奥さんが返しに来たのか、家族で利用券を使いまわしていたのかわからないけど、期限切れの資料がありました。
でも、それはあまり奥さんに知られたくないような…例えば離婚の仕方とかの本だったらどうでしょう?
想像付きますね。

図書館の自由に関する宣言でも利用情報は守秘義務なんですけど、返しに来た人は必ずしも、借りた人ではないですし、だからといって、放っておくとそのまま延滞しそうな期限が切れた本に言及しないわけにもいかないし…

一番は、貸出のときもそうですが、他人名義の利用券で借りないようにしてもらうのでしょうけど、家族間ということで代理で借りたり、家族で1枚の利用券を使用する例も(うちだけってこともないでしょうが)多いと思われます。

期限切れの資料があったとして、言及するときに、『誰の返却資料かを確認して』という一手間入れると少しは少なくはなるのでしょうが、もしかすると、家族で使いまわしだと、奥さんが借りたものかもしれないし、どうにもならないので、期限が切れていたご主人の自業自得なんでしょうか?
今の例では夫婦仲が一層悪くなる方向ですが、例えばがん告知を本人にしていないのに、『がんと伴侶が宣言されたら』みたいな本などを借りていることがわかったりするかもしれませんし、『借金のまとめ方』みたいな本だって、家庭問題になりそうですし…

返却口では、一切、資料情報は教えないのがベストでしょうかね。
もちろん、家族での利用券使いまわしの場合は、どうしようもないですけど。

当たり前のことですが、伝える時は、他の利用者に利用状況画面などが見られない(覗かれない)ようにする注意は必要ですね。
ただ、その返却に来た人が他の利用者ってことも考えておかなければ。といったとこです。

・汚破損があった場合どうするか

通常、汚破損があった場合は、弁償とかになるでしょう。
弁償のことに言及すると、たぶんまた長くなるので、それはまたの機会にしたいと思いますが、今回の返却で触れる点としては『この返却者が汚破損したのか』どう判断するか。

明らかにボロボロになって戻ってくれば、貸出時にそのような状態だったら気付くでしょうから、弁償をしてもらう話に進むことは可能です。

例えば、一部分の切り抜きの場合、新聞にもありましたが「税金も払っているんだしなんでいけないんだ」と、最初から話のずれている人もいれば、「私が借りた時にもうそうだった」と本当かもしれないし、嘘かもしれない利用者もいます。

疑って掛かればきりがないですが、返却する時に「ここが切り取られていたんですけど」って言うのが普通だろうなと。
ので、貸出時にパラパラってしておくと、良いんですけどね。

ただ、汚損だと、「読むのに(私は)支障がなかったから(言わなかった)」ということもあるので、なかなか難問ではあります。

指摘したときの『私は悪くない』の主張で記憶に残っているものは…
「うちの犬がかじったのですが、私はやっていないので…」…おいおい(それにしてもなんで、犬って図書館の本をかじるの好きなんでしょう。)。
「自転車のかごに入れていたら、雨が降って…」…わからなくはないが。
「借りた時には何ともなかったと思いますが、返す時にはこうなっていました、きっと借りた時にこうだったんでしょう。」…いや、借りている間にそうなったんでしょ?(これは、後日談的に家族が汚破損したらしいです。)

ということで、返却時に気付いたら、優しく聞いてみるしかないのですが、図書館員のスキルとして『読心術』も必要なのかなぁ…と思う今日この頃。

・返却時の言葉はどうするか

資料を借りている利用者は、返却窓口に最初に来ることが多いので、「こんにちは」とかの挨拶は接遇としてありでしょう。
あるスタッフマニュアルだと、返却時に「お疲れ様でした」「ご苦労様でした」は抵抗を感じる人がいるので、留意するとあり、差し障りのない例として「ありがとうございました」とかが例示されています。

で、最近Titterか図書館系ブログか忘れましたが、「ありがとうございます」には抵抗があるという旨の発言を見ました。(他に「お客様」という呼びかけもだったか?)

確かに、うちの職場でも「どうして『ありがとうございます』なんですか?」と、私が言う事に疑問を投げかけた職員がいますので、そう思う人も珍しくないのかもしれません。
まっ、コンビニで何も買わなくても「ありがとうございました」って言われるわけだし、延滞していた資料であろうが、期限内であろうが、利用があっての図書館なんだから、感謝の意がこもってようがいまいが、作業終わり言葉として使っている感じですかねぇ…私は。
(「はい、いいですよ」「はい、おわりました」でも悪くはないのでしょうけど、無言だったら、ずっと突っ立っている利用者もいますからねぇ…)

今日はそんなところで☆
そういや、利用者、「これ返却です」という言葉がでないのか、時々「これ返済です」「これ返還です」「これ返上です」というのがしばしば聞かれます。ちょっと不思議。

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貸出と返却(その1 資料を貸出す)

 夏休みの繁忙期も無事終わり、今年も残り1/3、さて、何を企画しようか今日この頃。
 それにしても、お盆期間に毎年のように「お盆期間はいつお休みですか?」「えっ、お盆期間開館してるの?」の電話が掛かってくるので、一度くらいは「お盆休んでいいんですか?」と聞いてみたいところです。
 普段は、祝日開館云々とか言われるのに、どうも世間的にはお盆は堂々と休んでも良さそうです。笑
 もちろん、休んだら休んだで、「なんで開館していなんだ」って言われるのがオチなんでしょうが。

 珍しく自分の館の話ですが、今年度の児童コーナーガラス面飾りつけ(折り紙の作品をペタペタ貼り付けるだけですけど)は、『織姫・彦星と十二星座』から『乙姫・浦島と海の仲間たち』に変更され、今月は『かぐや姫』の予定なんですが、冬の姫はどうしよう…雪女か雪の女王か普通にクリスマスか…

ってことで、本日の業務は、貸出と返却の話。(追記:長くなったので返却は後日。)

 まぁ、誰でもできるとも言われている貸出と返却処理、今でこそ、自動貸出機なるものが出現し、最近では自動返却機も開発されているこの業務をテーマにしても書くことが何もない気もしますが…笑
 それにしても、自動返却機、前もちょっと触れましたが、私が最初に聞いた勝手なイメージだと、「配架までしてくれるはず!」と思ったのですが、どうも分別してカートに分けるだけっぽい。
 もちろん、棚アンテナとか、設備が整えば、できるのでしょうが、まぁ、今はまだ主流ではないですね。
 仕組み的にはおそらく単純で、ICタグの分類記号などから、仕分けをしているのでしょうが、1冊ずつ流さないとベルトコンベア方式では難しいですね。本の厚いものならともかく、薄いのや一枚ものみたいなものだと、重なってしまいますしねぇ…返却処理は読み込めばできるけど、重なっているものを分別できないからなぁ…

 さて、まずは貸出。
一般的な認識から言うと、
1.利用券を出す
2.利用券のバーコードをスキャンする
3.資料のバーコードをスキャンする
4.何やら怪しげな操作をする
というのが今は一般的でしょうか…

4はゲートでアラームが鳴らない処理ですね。仕組みは公然の秘密といったところでしょうか?笑

たぶん、多くの図書館だと確かにそんな感じでしょう。

ICタグが導入されたところだと、
1.利用券を読み込む
2.四角い板に載せる
3.何か操作する
という感じでしょう。

コンピュータ化されていないカード式だと、
1.利用券を提示する
2.利用者専用ソケットを持ってくる
3.資料から図書カードを出す
4.ソケットに挟む
という感じですかね。(私が実習に行ったときは人口20数万人の図書館でしたがこのタイプ。なおかつ、返却で書架に戻すのは利用者!今は違うけどね。)

 まぁ、多少の差異(例えば静脈認証や自動貸出機など)はあっても、こんなスムーズなことばかりであれば、もう書くことがなくなってしまうのですが…
簡単な貸出にも問題が出てくるんですよねぇ…

 コンピュータ化されたときの基本は、『着実にスキャンする』なのですが、蔵書点検で不明になった本が普通に返却される事例とかをみると、なかなか100%着実にというのはなんか難しいっぽい。
 利用券を提示してスキャンしたときや資料をスキャンした時にメッセージがあると(本来音と画面で確認できるはずなのだが)貸出作業を受け付けないシステムも多いからなのかなぁ…

ということで、よくある問題点。

まずは、
1.利用券を出す
2.利用券のバーコードをスキャンする
まぁ、その間に利用者にかける言葉としては「こんにちは」という挨拶語と、利用券を受け取ったときに「おあずかりします」、渡す時に「ありがとうございます」が最低限って感じでしょうか…
この間で起きる問題。

・利用券提示時
よくある問題が、明らかに本人でない利用券が提示された場合。
多くの図書館の利用券には『他人に貸すな』とありますが、家族のカードを持ってくる例はうちだけでなく他の図書館でもあるはず。
中には家族のカードを全て持ち歩いて良く言えば一元管理、悪く言えばAV資料借り放題な利用者もいます。

ただ、「家族に(この本を借りてきて欲しいと)頼まれてきた」ということもあるので、「一切ダメ!」とも言いにくい。
もちろん、「代理で借りる場合は次の書類(例えば委任状とか依頼状とか)に…」って話も聞かない。

静脈認証であれば、「ちょっと手首から上、借りていくね♪」ってわけにもいきませんから、そういう悩みもないんだろうなぁ…

なので、基本、「盗難に遭った」とかそういう申し出がその利用者からなければ、うちの館であれば貸し出します。

見た目で男性の外見なのに女性名の利用券を出したからといって、「本人ではないですね?」と確認するのも本人だったら失礼だし。(利用券の氏名だけならなおさら。例えば『喜美』が女性とは限らないみたいな。)


・利用券忘れ時
『公立図書館の任務と目標 解説 改訂版増補』(日本図書館協会,2009)の「図書館評価のためのチェックリスト 改訂版」の中の「個人貸出」の2で「貸出券を忘れた利用者にも(中略)対応しているか」というのがあるので、おそらく「対応せい」ということなのでしょう。

で、とある図書館での話。
利用者:「利用券忘れました」
某職員:「お名前をおっしゃってください」
利用者:「○○ ○○です」
某職員:「確認のため電話番号をお願いします」

ということがありました。
同姓同名とかもいるから確認なんでしょうが、その利用者の名前と共に電話番号か生年月日か住所をカウンターそばにいるだけでゲットです。笑
「利用者番号をどうぞ」と言われても覚えていることほとんどないですからねぇ…

まぁ、そういう経験があったので、うちの図書館では、名前と電話番号と住所を小さな用紙に記入してもらっています。
(名前と誕生日だけでも良かったんですが、同姓同名&同誕生日がいたときが面倒なので。もちろん、電話帳を利用して虚偽申請という可能性もあるため、誕生日まで記入してもらっても良かったのですが…今のところ、氏名・電話番号・住所の3つで確認しています。)

虚偽申請のことを考えると、「利用券がなければ貸出できません」でも良いのでしょうが…どっちが多数派??

ここで、先ほどと同じような問題が発生。
来館した本人は利用券がないとき、作ってもらうのがベストですが、住所証明がなければ作れないとかであると、貸せないということに。
「記入された利用者と家族だ」と言われても、家族証明って難しいですからねぇ、住民票か戸籍抄本か提出してもらうかぁ?住民票があれば本人の利用券作れるけどね。笑
普段から家族の利用券を利用している人は、忘れた時に借りられない…かも。

忘れた時って、原則本人の申請がベストでしょう。

それでも借りたい利用者に貸す場合は、目をつぶるか、それともその家族に電話してもらって、利用者番号を聞くかですかねぇ…(面倒といえば面倒)

 まだまだ利用券忘れの問題は続き、小学生や幼稚園児などが「忘れてきた」と申告してきた場合、書かせようにも小学生高学年でさえ自分の住所が書けないことがあったり、びっくりしますが、名前以外書けない場合なんかを考えないといけません。

 名前の同姓同名もいるので、本人同定するためには親が登録していたら「お父さん・お母さんの名前は?」ってのもありかもしれませんし、学区が違う同姓同名なら「どこの小学校(幼稚園)?」ってのもありかもしれません。

 親の利用券を借りて普段図書館で借りている子もいるので、前の登録業務辺りからの問題になりますが、スムーズかつ問題の発生しない方法は悩むところです。

 その点、『忘れたら貸さない』とか『静脈認証』という図書館はこういうことを考えなくていいのかなぁと、ないものねだり。


ということで、貸出者が表示されました。ちゃんと読み込まれていることを確認しましょう。(たまにバーコードの誤読が発生することもあるので。)
この時、利用者メッセージが出ていれば、伝えますし、予約資料などの有無もわかるシステムが多いでしょう。
ここでの問題。

・延滞資料がある場合
これは、図書館の運営によりますが、『延滞資料が1冊でもあったら貸出しない』『一定期間以上延滞している督促資料がある場合はしない』『それはそれこれはこれなので貸出す』のどれかでしょうか。
同じ「延滞資料があれば」の中でも、『延滞資料が全て返ってきた時点で貸出OK』と『延滞期間分貸出不可』の場合というのもありますね。

延滞があっても貸出する場合、貸出時に「延滞資料があるので早めに返却してくださいね」という旨をお知らせする場合が多いと思いますが、数分前に返却口でも言われていることも多く、「さっきも言われました」というこもあったりします。
もちろん、念には念を入れて注意するってことならありですし、1日2日不注意で忘れてきて反省しているのに、2度言われるのも…という感もなきにしもあらず。

延滞とかそれに対する督促とかは、督促業務の話の時にでも書きたいな。

・家族の予約資料がある場合
『家族連携』などの機能を持つシステムですと、家族の予約資料があるかないかも貸出時にわかることがあります。
そうでなくても、「主人の予約本が何かあるということで代わりに取りに来た」とか、「(家族名義で予約した自分が読みたい)本が届いたので取りに来た」とか、そういうことがあります。

予約名義者の利用券を持ってきていれば、何も問題ないのですが、家族名義の利用券を使う人の貸出同様、守秘義務との葛藤に悩まされたり…しません??(そういう話を一般利用者とすると「うちの家族にはそんな秘密はない」って言われること多々ですけどね。)

その悩みへの対策としては、予約時に「家族が代わりに借りに来たら貸してよいか」の項目を作らないとねぇ…
うちには「用意が出来たら書名を伝えて良いか」の項目はあるのですけどね。「伝えて良い」→「家族に知られて良い」→「家族が借りに来て渡してよい」という判断は目安としてしています。ただ、OPACやWEBではそういう項目ないんですよね…

いっそ、個人利用券か掛ける人数分の資料を借りられる家族利用券のどちらかを選択できるとかも必要かもしれませんね。(それとも両方作れて、個人利用券で利用された分は自動的に家族全体貸出数から差し引かれるとか。)


ようやく、貸出できる準備が整いました。
3.資料のバーコードをスキャンする
資料のバーコードを目掛けてスキャナーを…♪ジャン!…「エラー?あっ、違うバーコード読んじゃった」ってことのないよう、気をつけます。

で、某会によれば、「返却時に汚破損がないか資料を1点ずつチェックすれば貸出履歴を残さなくても云々」ということらしいですが、「借りた時点でこうだった」という弁明を回避するために、実際は貸出時に1点1点1ページごとチェックして…って無理じゃん。笑

ということで、地図や型紙やCDなどが付いている資料であれば、それくらいはそれがちゃんと付いているかチェックして、資料にあるメッセージがアラートで出ていたら確認して、確実にスキャンするってところでしょうか。

手元と画面を瞬時に見るって案外簡単そうで、難しいってことが、研修生を受け入れてやらせてみるとわかります。
アラートが出ているのに、一生懸命資料をスキャンしているんですもの。読み込んでないって。

それはともかく、何か挟まっているとか、不良があるとこの時点で透視できるようになると、ベテランの域でしょうが、透視できない場合は、パラパラララララって図書のページを指で弾くと少しは見つかります。『貸出時にチェックしているよ』ってパフォーマンスですが。

ここで問題がでないかというと、なくもない。

・「その資料に予約あります」の場合
普通はあり得ない状況です。
通常、図書館では、在架中の資料にはWeb以外で予約が入れられない仕様の場合が多いですし、そのWeb予約も常時自動取り込みでない限り、普通はないはず。

パターンとしては『予約のあった資料を間違って書架に戻した』『他の利用者が探していたので不明のため予約だけを入れていた』『Web予約など自動取り込みだった』という感じでしょうか。
A.「先に予約の方がおられますので、貸出できません」と引き取る
B.持ってきた人優先で貸出する
のどちらかなのでしょうが、Bかなぁ。でも、間違って書架に戻してしまった場合はAでしっかり謝るがベストかなぁと思ってみたり。

一方、同じような文言でも、
・「その資料に予約が続いています」の場合
これは、予約が2件以上ある予約資料の場合なのですが、逆に普通にあります。
うちの館では『次予約あり この資料は次に予約でお待ちの方がいらっしゃいます。延長はお受けできません。』って文言のある細い紙を挟んでいます。

予約の続いている資料の貸し出し期間が短くなる図書館の場合を除いて、貸出期限いっぱいはその利用者に楽しんでもらいたいから「予約が続いているので早く返して」とは言えないですし、だからといって、早くまわった方がいいなぁとも思いますので、言うと角が立つこともあるので、ささやかなプレッシャーというところでしょうか。笑

そんな感じで、次々とスキャンしていき…
CDやDVDだと、ケースに中身を入れたり、ケースに中身(本体とジャケット等)がちゃんと入っているか確認したりする作業も出てきますが、アラートがでていないか確認しながら、スキャンすると貸し出しも終了に近付きます。


4.何やら怪しげな操作をする
タトルテープ方式の場合や、ICタグ方式の場合、なんかカウンターの後ろで操作します。
これを忘れると、ゲートで「戻ってきやがれ」(いや、実際は「恐れ入りますがカウンターまでお戻りください」とか「ピンポーン」とか「ビーッ」)とアラームがなり、ご迷惑をおかけしてしまいますので、確実に操作。

で、期限票なりレシートなりを挟むか渡して終了!

とあるスタッフマニュアルには、ここにも注意書きがあり…
箇条書きで書くと
『一番上になる資料を資料の裏が上になるように両手を添えてお渡しする』のです。
うちの館のマニュアルではありませんが、私はそれに準じてやっています。
あとは、「ありがとうございます」くらいの最低限の挨拶で送り出せば貸出は終わりかな。

もちろん、その後ちゃんと処理されていなく、ゲートが鳴り、「すみません…」とかあるかもしれないですけど。

貸出業務の流れだけでもこれだけ書けるとは…というか、私が冗長的にいつも長くしている面が否めないんですけど、ほんと毎回読んでくれている方々、ありがとうございます。

次回になるか、いつかの回になるかわかりませんが、返却の話へ確実に続きます。笑

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利用券の発券(新規&再発行)

 検索語を見てみると、複写関係でのアクセスが多いこのブログですが、『図書館 + ○○』って感じの検索ですと、ブログ中の言葉でもヒットになってしまいますから、探しているだろうテーマでないことも多々あるでしょう。
せっかく見ていただいたのに…ということで、その検索語の中から業務に関するのがちらほらあったことから、書くことに事欠いた時のテーマとして、『勝手に図書館業務シリーズ』をシリーズ化してみる(笑)。もちろん不定期。
せっかくなので、順序良く書いていこうと思い、表側の仕事から。

 図書館を利用する時、公立図書館であれば、駐車料金は取られることはあっても(もちろん最初から無料なところもあるし、銀行系などで見られるように、駐車券を○時間無料の手続きをしてくれるところもあるけど)、入館料は原則取られません。
 つまり、旅先でふらっと図書館に寄って図書館の雰囲気を味わったり、図書や新聞や雑誌を眺めたり、旅先なのにAVブースで時間をつぶしたりもいいですし、その図書館でその街の歴史や見所とか、美味しいお店とかレファレンスをしてもらうのも良いかもしれません。(私はよく道を聞く。笑)

 利用者の入館は図書館業務としては明確なものはないですが、強いてあげれば、玄関前の清掃や整備だったり、初めての人でもわかりやすい書架配置やサインだったり、笑顔で迎える気持ちの準備(人間だもの、朝気分の悪い時だってありますし。)だったり…その辺??

 まぁ、細かく書けば、無断持ち出し防止装置(BDSとかBPSとか呼ばれるゲート)の起動や入館者カウンターのリセットなんかもこの業務か。
 華麗なリセットボタンの押し方とか、言及できる点があれば良いのですが、その辺はスルーで。

ということで、図書館利用者が行なう『利用券の発券』という業務からスタートです。

<利用券の発券>
 図書館で資料を貸出して欲しいときに、利用者が行なうのが『利用登録』です。
『利用申請書』とか『図書館外利用申込書』(○「としょ・かんがい・りよう・もうしこみしょ」で「としょかん・がい」ではないらしい)とか、ようはその手の申込書を利用者は記入します。

 この申込みが可能な人というのは、図書館の運営規則などで決まっていて、主に「その図書館のある地域の住民」や「その地域に通勤・通学している人」とか「周辺市町村に住所のある住民」というのが、多いところでしょうか…
 中には、「住所が確認できるのならどこでもOK」という図書館もありますね…この場合海外の住所で借りて返し忘れて帰宅しちゃったら、督促状はやはり届くのでしょうか…届くのでしょうね。

 「その他館長が認めたもの」という条項があるところなら、館長さえ説得できれば、作れるかもしれません。笑

 この申請が虚偽でないかどうかを確認するのに、図書館員の多くは住所確認という作業をします。
 通常であれば、住民票の写しや免許証、保険証、消印のある郵便物、電話帳など(信用度は右に行くほど低下?笑)で確認とする場合が多いかと思います。
性善説に立てば「申請書を確認作業なしで信じる!」なのでしょうけどね。

 まぁ、この単純で簡単な決まりにおいても、色々な問題が発生したりしています。

・「大人はいいけど子供の確認は?」

 よくあるのは、「自分宛の消印のある郵便物を持ってきてね」とか、一緒に保護者がいるのであれば、「保護者の確認で代えさせていただいています」とか、「電話帳で確認します」とかですかねぇ…
 もちろん、「小学生以下は申請書は書いてもらうけど住所確認作業がありません」って館もあります。
 小学生の高学年でも自分の家の住所や電話番号がテキトーな子もいますし、返すのを忘れる子も多いことから、督促状を送るためにも正確な住所の確認が必要だと思われるのですが…(もちろん性善説なら返さないことはないのでしょうけど)

 親子一緒に図書館に来ていて「ねぇ、私利用券作りたいんだけど?」と相談しながら利用券申込書に記入して作成するのなら、良いのでしょうが、『利用者の秘密を守る』として『貸出情報』の他、最終利用日などの『利用情報』も秘密として守るのであれば、『図書館の利用券を持っている』も秘密にになるでしょうし、そうであれば住所確認はその子が自分でできる範囲(『保護者の証明書』でないもの)でないといけないんでしょうかねぇ…

 一番楽なのはその所属小学校に問い合わせしてなんでしょうが、小学校だって「個人情報ですのでお答えできません」と断るのが普通。
 自治体内であれば、住基システムで確認という(運用上多少問題あるかもしれないけど)最終手段も取れますが、広域利用者の場合は難しいですしねぇ。

 電話帳に載せていない人が多い現状を考えると、消印のある郵便物が子供でも可能ですかねぇ…保険証のコピーでもいいけど、親に言いたくない子であれば、親に言うと「何に使うの?」と絶対聞かれますので、できないでしょうし。
 ただ、なんたらメール便的なDMなら来るかもしれないけど、消印のある郵便物はなかなか来ないこともありますし、年賀状ならなんとかあるかもしれないけど、越してきたばかりとかだとねぇ…
 小学生で在学証明書というのもなんだかなぁ…学生証ならぬ児童証とか園児証とかなんて聞いたこともないし。

 まぁ、最低限、正確な住所を書ける子でなければ1人で申請できないというところでしょうか?
 小学校高学年で友達の名前と住所などを書いていた子もいたので、個人的には住所の証明が必要だと思います。(電話帳の確認であれば、嘘の申請で書いたその親の名前もわかるし、指さしできるし)
 その住所証明は、郵便物(消印のない年賀状やメール便も含む)か、親に保険証のコピーをもらうか、学校から証明してもらうか、自治体内なら住基で確認するかなんでしょうね。

・「住民票を移していないんだけど?」

 普通に引越して住民票を移す手続きする前に図書館に来館してくれる人もいて、それはそれで嬉しいのですが、虚偽登録で持ち逃げ…いや、借り逃げという話を聞いていると、「役所で手続きした帰りに寄って下さい」とお願いしたくもなります。
 学生であれば学生証、一時的な単身赴任とかなら職場の証明などあるので、良いのでしょうが、諸般の事情で住所を移せない人だっておりますから、そういう人にも貸してあげたいけど、ルール悪用する人もいるからなぁと、悩むところ。
 どこか公的機関が、「住民票はないけど、この場所に住んでいると証明する」というものが出れば良いのですけどね。(給付金云々でも問題が出たはずですが)

 それか、アパートなどの契約ではありませんが、連帯保証人みたいな人がいればOK(その保証人(可能であれば住基でもチェックできる図書館と同一自治体内の人)同伴で来館してその保証人の住所確認ができたらOKといった感じで)とするというのなら実用的かもしれませんが、あんまりそういうの聞かないなぁ…

 外国人の方も、本当なら転居したときに、その自治体の窓口に行って変更登録しないといけないと思うのですが、「数ヶ月~数年ごとに現場が変わるので…」って変更手続きをしていない人もいたり…

 同様に、
・「免許証の書き換えはまだです。」
・「保険証に住所って書くんですか?」

 「正直でよろしい」というか、そう言われると困っちゃうんですよね。
保険証だと「その場で書けばいいんでしょ?」と言われることもありますしねぇ…
職場で渡された時に「書くこと」って言われないんでしょうか?

 免許証だって、道路交通法で『第94条(免許証の記載事項の変更届出等)免許を受けた者は、第九十三条第一項各号に掲げる事項に変更を生じたときは、速やかに住所地を管轄する公安委員会(公安委員会の管轄区域を異にして住所を変更したときは、変更した後の住所地を管轄する公安委員会)に届け出て、免許証に変更に係る事項の記載(前条の規定による記録が行われる場合にあっては、同上の規定による記録)を受けなければならない。』とあるので、先に手続きしてくれ…ってのが本音。
(よく考えたら『速やかに』って曖昧ですよね…、出生届とかは日数決まっているのに…)

 もし、図書館が、何かあったとき(借り逃げとか)に最後まで追いかけるつもりであれば、申込書と一緒に免許証や保険証のコピーを取っておくと良いでしょうね。それを条件に申請を信じるという形でうしょうか、やるとしたら。
 よくレンタルビデオ屋とかだと写しを取るけど、図書館でやっているところありますかねぇ?私が知らないだけ??

 いや、もちろん、これらの場合「住所の確認ができない状態なので作れません」と断るのが大多数なんでしょうけどね。

 さて、住所確認はなんとか代替でもできたけど、在学・在勤という条件でも問題が発生します。
 まず、在学関連では…

・(4月はじめに)「今度、○○に入学するのですが、入学式がまだなので学生証ないんです」

実際、うちでもあった事例なのですが、確かに入学式が終わらないと、学生証もらえないんですよね…学生だと住所を移していない人も多いから、困るんですけどね。

 まぁ、その学校の合格証とか入学金納付証明と、住居の契約書なんかの合わせ技(公的機関の証明ではないけど)で、それに代えるってことも考えられますし、保障の確保ということであれば、実家の住所を確認できるものの提示を求めるという方法もありかもしれません。

 次に、在職関連では…

・「パートでどこそこに勤めているんですけど、利用券作れますか?」

 在職の証明として、厳密に会社の身分証明書や在職証明書の提出を求める図書館もありますし、偽造があるかもしれないけど、住所確認は最低限するのだから、名刺をもらってそれに代えるところもありますが、パートさんだと名刺を持っていない人もいるから、任用通知や契約書くらいでしょうか?

 まぁ、住所確認さえちゃんとできれば、「どこそこに勤めている」というのはそのまま信じるということもありなのかなぁ?
 新会社などだと、その会社もあるのかどうか確認しなきゃいけないのもなぁ。
 パートでも在職証明書は出してもらえるでしょうから、運営規則に則って業務遂行するのなら、「在職証明書をもらってきてください」なんでしょうね。
 他にも建築関係などで、「建て終わるまで数ヶ月こちらの現場に来るんだけど?」とか、派遣社員などの短期雇用なども、一応その自治体内の勤務なのでしょうから、職場の証明があれば良いのですけど、面倒な場合が多いみたいですね。

 他の登録時の問題としては…

・「本人がいないけど利用券って作れるか?」

(うちの館の場合ですが)原則、本人の来館が必須なのですが、来られない人への配慮も必要だとは思います。

 通常であれば、来館する代理人を立ててもらって、代理人依頼書みたいな押印された書類を作ってもらい、本人の住所の証明と代理人の証明をさせてもらって…ってのが普通かなぁ?

 立てる代理人がいなくて、「電話で登録して郵送貸出ってしてもらえませんか?」という場合は、他の図書館ではどうしてるんでしょう?同一自治体内であれば住基なんでしょうが…

 ということで、利用登録の条件が『同一自治体内か特定広域自治体内に在住か同一自治体内で在学・在勤の方』という簡単な条件なのに、その証明をするのになかなかスムーズにいかないもんだと実感する日々であります。


 せっかくなので、似たような業務として『利用券の再発行』の話をする前に少し脱線。こう考えていくと、全国・全世界のどこの人でも貸出できるという図書館でないのが、多数を占めているのであれば、館外貸出は住居地などで制限しているところが多いのだから、利用に制限がないのは閲覧のみということですし、それであれば前にも書きましたが、対価を取ってはいけない『図書館資料の利用』は『閲覧まで』でも良いとは思うのですけどねぇ…

 それか、利用登録前に無料の『図書館の利用の仕方講座』を受講してもらい、それを修了した人のみ、利用券発行という制限もあっても良いような気がしますが、『利用講座』はあっても、利用券発券条件にはなっていないんですよね…

 ところで、以前どこかで書いたか言ったか忘れましたが、住民にもれなく利用券を配るのはどうなんでしょうね?
「図書館を使わない権利もある」って言われそうですが、住基カードに図書館利用番号を組み込む事例も出てきたわけですから、まだ事例がないと思うけど登録業務しなくても住基カードを持ってくるとそれだけで借りられるような感じでも良いと思う延長線上の考えで、使わなかったら破棄してくださいじゃだめなんでしょうか、やはり。
 まぁ、どちらもたしか前に書いたことですから、続きに話を戻しましょう。


<再発行の場合>
 新規の時にカード発行手数料という料金を取るところは、公立図書館ではほとんどないのですが、再発行に関しては、有料…とは言っても、実費程度の図書館をちらほら見かけます。(閲覧は無料で出来るんだから、借りたいときの手数料または利用券料を取ってもいい気もするのですが…)

 大学図書館だと500円というところが多かったりもするのですが、公立図書館だと数十円から数百円まで色々です。(もちろん再発行無料のところも多いですけどね)
 もちろん、再発行の実費ということであれば、わからなくもないのですが、「なぜ新規の時は実費でない?」と思ってみたり。(いわゆる無料の原則に抵触するから?再発行の場合はしないという理解??)
 複写だって、図書館資料の利用ですが、10~50円程度実費ですよね?
 まぁ、その図書館の運営規則上そうなんでしょうから、いいんですが。

 で、この再発行の実費徴収を深読みすると…
 利用券の裏によく『住所変更などがあったら届け出てください』とか『利用範囲外になったら返却してください』とあるので、返却を要するのであれば、もしかすると『利用券』って本人の物ではなく、「あなたの番号は○番ですよ」という図書館による利用券の貸与という理解にすれば、スムーズかな?

 そうすると、『図書館の物をなくしたんだから、その弁償料だよ』と。(それなら、理解可能。)

 さてさて、この再発行、利用者の「なくしました~」ですぐ発行すると「やっぱりありました~」ってなるパターンが多いので、うちの館では「1ヶ月ほど探していただいて」と条件を付けています。
 もちろん、その間は『利用券忘れ』と同一手続きをして借りることができます。
 まぁ、その手続きが面倒でなければ、再発行手続きをしなくても良いのですけどね。笑
 他の図書館だと仮カードを発行したりするところもあったと思いますけど…
 手続きが簡単だったら、きっと紛失率が上がるんじゃないかなぁ?「無くしても再発行してもらえばいいし」って。(そういう統計も取ってみたいな…)

 再発行の手続き方法としては、大抵新規手続きと同様な手続きが取られている図書館が多いと思います。
 その時に改めて住所確認書類の提示をお願いすると、「新しい住所の方ですか?」って…『変更したら届け出てって書いてあるでしょ!』(心の叫び)
で、住所変更手続きと一緒にやろうとしたら、「まだ新しい住所に住民票移していないんで…」と。笑

 利用券の有効期限があって、その都度、住所確認などの手続きをしている所はまだ良いのでしょうが、有効期限があっても『その間利用があった場合は自動更新』みたいな条項があるところなどでは、再発行だったり督促状が戻ってくるなどの事態にならない限り、『利用者の変更手続き待ち』となることが多いでしょう。

 中には「結婚して名字も住所も変わったけど、実家に帰省した時に借りれるからと思って…」とそのままの人もいますし…(督促の連絡の時、(実家になるので)「○○はもう家にはいません」って言われるし…)


 ということで、図書館では利用券発券から手間がかかることが多いこともあるということで。

 最後に、利用券発券に関する私の疑問を1つ。
 手のひら静脈認証で登録して、利用できる図書館(例えば那珂市立図書館)があります。
 誕生日を端末入力し、手のひらをかざす形だったと思うので、手をかざしてみて、誤認識された人の番号でってことはないようですが、利用券レスなのは良いけど、手を怪我したらどうなるんだろう?
 もちろん、免許証とか別の身分証明書みたいなものを持っている大人ならまだ良いですが、子供は?子供は怪我し易いし…
 利用券の不正利用みたいなことはほぼ0ということで、有効な方法だと思いますし、カウンター前で「あっ、これは○○図書館のカードだ…えっと、こっちは…」ってトランプみたいに広げられることもなくて、良いのですが、「(勤務時間中の)夫に頼まれて△△を借りてきてと言われたのですが…」とかの場合、手のひらを切ってよこすわけにもいきませんしねぇ…利用券なら渡しておくことが可能ですけど。
 うちでも、そういうメリットがわかるので、導入したいとは思っているのですが、大好きな星新一さんのショートショート『頭の大きなロボット』や『番号をどうぞ』が頭をよぎって導入に躊躇してみたりしています。笑

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